人事担当者は大量のデータを管理しており、多くの場合、他の従業員とデータを共有する必要があります。ピボットテーブル レポートを使用すると、誰が見てもわかりやすく便利なようにデータを整理し、表示することができます。

スプレッドシートよりも便利なピボットテーブル レポート

スプレッドシートはデータの格納と分析に最適です。しかし、スプレッドシートでは、データをひと目で把握することは困難です。ピボットテーブル レポートでは、さまざまな情報を並べ替えたり、表示方法を変えたりすることで、全体の相関関係を把握することができます。

たとえば、採用責任者は、各月の採用担当者や勤務地ごとに、募集中の職種を確認できます。この情報を使用して、採用担当チームは独自の採用計画と進捗レポートを作成できます。

スプレッドシートと数式を使用して、このような作業を行うこともできますが、多くの場合、ピボットテーブル レポートを使った方が簡単です。

ピボットテーブル レポートで採用データを整理する

次の手順に従って操作すると、採用データを整理できます。手順が完了すると、ピボットテーブル レポートのさまざまなデータ セットを移動することで、データをいろいろな方法で表示できるようになります。

データを準備する

まず、Microsoft Excel ワークシートにデータを入力します。まだ入力していない場合は、既存のスプレッドシートから新しいワークシートにデータをインポートすることもできます。

人事スプレッドシート

空のピボットテーブル レポートを作成する

1. Excel ワークシートで、作成するピボットテーブル レポートの元となるデータを含む列と行を選択します。
2. [データ] メニューの [ピボットテーブル レポートとピボットグラフ レポート] をクリックし、ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザードを起動します。

3. ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザードの手順 1 で、[分析するデータのある場所を選択してください。] の [Excel のリスト/データベース] をクリックします。
4. [作成するレポートの種類を指定してください。] の [ピボットテーブル] をクリックします。
5. [次へ] をクリックします。
6. これで、ピボットテーブル レポートで使用するために選択したデータ範囲が表示されます。この例では、範囲は列 A、行 1 から列 H、行 21 までです。

7. [次へ] をクリックして続行します。
8. ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザードの手順 3 で、[ピボットテーブル レポートの作成先を指定してください。] の [新規ワークシート] をクリックし、[完了] をクリックします。

結果

ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザードで [完了] をクリックすると、ブックの新しいワークシートに空のピボットテーブル レポートが表示されます。これで、データを整理する準備ができました。フィールドを移動して、データを分類および整理できます。

ピボットテーブルのフィールド リストと空の図表

ピボットテーブル レポートの作成を開始する

[ピボットテーブルのフィールド リスト] から [採用担当者] フィールドをピボットテーブル レポートの [ここに行のフィールドをドラッグします] 領域にドラッグします。

ワークシートの [採用担当者] 列のデータがその領域に自動的に表示されます。

ピボットテーブル レポートの [採用担当者] フィールド

レポートに [求人番号] フィールドを追加する

[ピボットテーブルのフィールド リスト] から [求人番号] フィールドをピボットテーブル レポートの [ここにデータ アイテムをドラッグします] 領域にドラッグします。ピボットテーブル レポートに、どの求人がどの採用担当者の担当であるかを示す概要が表示されます。

ピボットテーブル レポートの [求人番号] フィールド

レポートに [給与レベル] フィールドを追加する

[ピボットテーブルのフィールド リスト] から [給与レベル] フィールドを、ピボットテーブル レポートの [求人番号] フィールドと同じ領域にドラッグします。

このとき、ピボットテーブル レポートには [データ] 列が作成され、この列に [求人番号] フィールドと [給与レベル] フィールドが移動されて、どの採用担当者にどの求人の給与レベルが割り当てられているかを示す概要が表示されます。

ピボットテーブル レポートの [給与レベル] フィールド

レポートに [勤務地] フィールドを追加する

[ピボットテーブルのフィールド リスト] から [勤務地] フィールドを、ピボットテーブル レポートの [求人番号] フィールドと [給与レベル] フィールドと同じ領域にドラッグします。

ピボットテーブル レポートに [勤務地] という列が追加され、この領域にワークシートの元の勤務地データが自動的に表示されます。このテーブルには、各採用担当者が担当する給与レベル、割り当てられている求人、重点を置く勤務地が表示されます。

完成したピボットテーブル レポート

ピボットテーブル レポートを整理する

これで、一部のデータを移動する準備ができました。たとえば、各求人の開始日を表示するには、[勤務地] フィールドをクリックしてテーブルの外側にドラッグします。[開始日] フィールドをクリックし、[データ] 列にドラッグします。これにより、各求人の開始日と、すべての採用担当者の給与レベルを表示できます。

 メモ   ピボットテーブル レポートのさまざまな領域名について心配する必要はありません。フィールド リストの各項目は、ピボットテーブル レポートの任意の場所にドラッグできます。フィールドの移動とドラッグを少し練習すれば、どのような状態が最適かすぐにわかるでしょう。

ピボットテーブル レポートの例

独自のピボットテーブル レポートを作成するために、人事用ピボットテーブル レポートのテンプレートをダウンロードしてください。テンプレートのデータをそのまま使用することも、必要に応じて変更することもできます。